STATUTS & RÈGLEMENTS

ARTICLE 1 : Constitution et dénomination

Une Association personnifiée régie par la Loi sur les compagnies, partie III, est formée sous le nom de : « Regroupement des gestionnaires en sécurité interne » (RGSI), ci-après désignée aux présentes comme « l’Association ».

ARTICLE 2 : Siège social

Le siège social de l’Association sera situé dans la Région de Montréal, au Québec. Il pourra être transféré par simple décision du Conseil d’administration.

ARTICLE 3 : Durée de l’Association

La durée de l’Association est illimitée

ARTICLE 4 : Année financière

L’année financière de l’Association débute le 1er janvier pour se terminer le 31 décembre de la même année civile

ARTICLE 5 : Définitions

Gestionnaire : Un gestionnaire se définit comme étant une personne responsable qui occupe des fonctions stratégiques en matière de sécurité interne dans une organisation. Cette définition englobe également les gestionnaires des opérations en sécurité interne qui œuvrent directement sur le terrain, sur une base permanente ou contractuelle. Elle inclut cependant les gestionnaires exclusifs et à temps complet de ces entreprises qui par contrat ont pour mandat d’identifier, atténuer ou gérer efficacement les menaces auxquelles fait face l’organisation pour laquelle ils sont responsables de ces services.

Sécurité interne : Le secteur de la sécurité interne concerne les employés qui ont pour mandat d’identifier, atténuer ou gérer efficacement les menaces auxquelles fait face l’organisation. La sécurité interne n’inclut pas les entreprises ou individus qui vendent des services de sécurité à titre de fournisseurs. Elle inclut cependant les gestionnaires de ces entreprises qui par contrat ont pour mandat exclusif d’identifier, atténuer ou gérer efficacement les menaces auxquelles fait face l’organisation pour laquelle ils sont responsables de ces services.

ARTICLE 6 : Mission de l’Association

Faire la promotion des intérêts des organisations-membres auprès du Bureau de la sécurité privée, des instances gouvernementales et des parties prenantes dans le secteur de la sécurité privée. À cette fin, l’Association mise sur et promeut les valeurs suivantes : Collaboration, Intégrité, Professionnalisme, Innovation et Communication.

ARTICLE 7 : Objectifs généraux

Les objectifs de l’Association sont les suivants : – Agir à titre de leader pour les professionnels de la sécurité interne au sein d’un environnement règlementé; grouper en association les professionnels de sécurité interne; – étudier, promouvoir et développer les intérêts économiques des membres; – Promouvoir les intérêts de ses membres auprès du Bureau de la sécurité privée, des instances gouvernementales et des parties prenantes dans le secteur de la sécurité interne.

ARTICLE 8 : Membres

L’Association se compose de trois (3) catégories de membres :

Membres réguliers Sont membres réguliers ceux dont la cotisation annuelle est à jour. Ils ont le droit de voter à l’Assemblée générale. Peuvent adhérer à l’Association à titre de membres réguliers les dirigeants, gestionnaires et employés non-cadres, mais responsables d’un service de sécurité interne de l’organisation à laquelle ils sont employés. En sa qualité de membre régulier, la charge de travail d’un individu doit être en lien avec la définition de la sécurité interne présenté à l’Article 5 des présentes. Une organisation privée, sans but lucratif, publique ou parapublique peut déléguer le nombre de représentants qu’elle désire à titre de membre, mais le membership se fait sur une base individuelle et non corporative. C’est l’individu qui est membre et non l’entité qu’il représente.

Membres affiliés Peuvent adhérer à l’Association à titre de membres affiliés les personnes qui ne sont pas des dirigeants, gestionnaires et employés non-cadres d’un service de sécurité interne, mais qui sont des personnes ou représentants officiels d’une organisation ou association qui, en vertu de leurs fonctions ou de leurs intérêts, poursuivent les mêmes buts que l’Association. Les membres affiliés peuvent assister aux assemblées dûment constituées de l’Association et participer aux débats; ils ne sont toutefois pas autorisés à voter, à proposer des candidatures. Le Conseil d’administration ne pourra compter plus de deux membres affiliés.

Le membre affilié qui est élu au Conseil d’administration a droit de vote uniquement au Conseil d’administration. Il n’a pas le droit de vote dans les assemblées générales.

Membres honoraires Sont membres honoraires ceux que l’Association souhaite distinguer en raison de leurs fonctions ou de leurs intérêts, ou qui ont rendu des services signalés à l’Association. Ils sont dispensés de cotisations, mais n’ont pas le droit de vote à l’Assemblée générale.

Les membres honoraires peuvent assister aux assemblées dûment constituées de l’Association et participer aux débats; ils ne sont toutefois pas autorisés à voter, à proposer des candidatures ou à exercer des fonctions.

Membres du regroupement privés de leur droit de vote Tout membre du regroupement qui n’a pas acquitté les frais de renouvellement de son adhésion ou qui a n’a pas acquitté les frais d’une activité à laquelle il était inscrit, est privé de son droit de vote.

Il peut remédier à son défaut en tout temps avant le début de l’assemblée pour retrouver l’exercice de son droit de vote. Perte d’emploi – ou départ de l’organisation Lorsqu’un membre quitte son emploi, il maintient son adhésion jusqu’à la date d’expiration de sa qualité de membre, à moins que celui-ci se retrouve dans les catégories exclues.

ARTICLE 9 : Conditions d’adhésion à l’Association

Pour faire partie de l’Association : – Il faut adhérer aux présents statuts et s’acquitter de la cotisation annuelle dont le montant est fixé par l’Assemblée générale; – Les demandeurs doivent avoir de bonnes mœurs; – Les demandeurs doivent répondre aux exigences de la Loi sur la sécurité privée en matière de permis; – Les demandeurs, s’ils n’ont pas un permis du Bureau de la Sécurité privée, pourraient faire l’objet d’une enquête. La candidature sera analysée par un comité de sélection sectoriel et entériné. La demande d’adhésion acceptée par le Conseil d’administration de l’Association, qui a autorité pour statuer sur les demandes présentées. En cas de refus d’une demande d’adhésion, le Conseil d’administration en avisera par écrit le demandeur en lui expliquant les raisons. L’Association est en droit d’apprécier les demandes de membres.

ARTICLE 10 : Perte de la qualité de membre

La qualité de membre se perd par : – la démission; – le décès; – la radiation prononcée par le Conseil d’administration pour non-paiement de la cotisation annuelle ou pour motif grave; – la dissolution de la personne morale; – le membre ne répond plus aux conditions de l’une des catégories de membre.

ARTICLE 11 : Ressources de l’Association

Les ressources de l’Association se composent : – des cotisations; – des subventions gouvernementales (fédérales, provinciales ou municipales); – des sommes perçues en contrepartie des prestations fournies par l’Association; – des dons; – de toute autre ressource qui n’est pas contraire aux règles en vigueur et qui est autorisée par le Conseil d’administration.

ARTICLE 12 : Les assemblées générales annuelles

Seuls les membres étant en règle en ce qui a trait au paiement de leur cotisation annuelle peuvent participer à l’Assemblée générale. L’Assemblée générale, sur proposition de membres réguliers en règle, élira un président d’Assemblée et un secrétaire, qui sera responsable du procès-verbal de l’Assemblée.

12.1 Pouvoirs de l’Assemblée générale annuelle L’Assemblée générale annuelle (AGA) détermine les principes directeurs, les priorités et les orientations de la programmation ainsi que les modifications aux Statuts et règlements de l’Association.

Ses décisions ont force de loi.

12.2 Fonctions de l’Assemblée générale annuelle

i. adopter l’ordre du jour;

ii. adopter le procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle précédente;

iii. adopter le procès-verbal des assemblées générales extraordinaires, s’il y a lieu;

iv. recevoir et approuver le rapport de la présidence;

v. recevoir le rapport du comité de mise en nomination;

vi. adopter le rapport financier;

vii. délibérer sur les orientations à venir pour l’Association;

viii. approuver ou modifier au besoin les Statuts et règlements;

ix. fixer le montant de la cotisation annuelle;

x. élire la présidence, si élection il y a;

xi. ratifier les nominations des administrateurs nommés entre deux AGA;

xii. choisir le vérificateur-comptable pour la prochaine année.

12.3 Ordre du jour de l’Assemblée générale annuelle L’ordre du jour de l’Assemblée générale annuelle doit comprendre au moins les points suivants:

i. appel des membres;

ii. adoption de l’ordre du jour;

iii. adoption du procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle précédente;

iv. rapport de la présidence;

v. rapport du comité de mise en nomination;

vi. adoption du rapport financier et du choix du vérificateur;

vii. orientations à venir pour l’Association;

viii adoption ou modification aux Statuts et règlements;

ix. discussion sur la cotisation annuelle;

x. élection à la présidence de l’Association, s’il y a lieu;

xi. ratification de la nomination des administrateurs nommés entre deux AGA.

12.4 Convocation à l’Assemblée générale annuelle L’Assemblée générale annuelle se tient dans les huit mois suivants la fin de l’exercice financier; la date et le lieu de l’AGA sont déterminés par le Conseil d’administration; Un avis de convocation indiquant le lieu, la date et l’heure de l’Assemblée générale annuelle doit être expédié aux membres, au moins trente (30) jours à l’avance; L’avis de convocation de l’Assemblée générale annuelle doit être accompagné de l’ordre du jour proposé, de tout avis de motion de modifications aux Statuts et règlements et de la teneur de toute proposition.

12.5 Quorum de l’Assemblée générale annuelle Le quorum est atteint par 25% des membres votants membres votants.

12.6 Vote à l’Assemblée générale annuelle L’adoption de toute proposition exige un vote d’au moins la majorité des membres votants; Le vote se donne à main levée, sur les propositions lors des débats, à moins que cinq membres demandent le vote au scrutin secret; Le vote par correspondance ou électronique est permis; Les membres votant faisant partie d’une même organisation représentent de facto cette organisation en ce qui a trait au vote et le principe « Un vote par organisation » est appliqué; Les membres votant doivent se consulter et déléguer un représentant qui votera au nom de leur organisation.

ARTICLE 13 : Assemblée générale ordinaire

L’Assemblée générale ordinaire se réunit au moins une fois par an et inclus tous les membres de l’Association dont la cotisation est en vigueur. Trente jours au moins avant la date fixée, les membres de l’Association sont convoqués à la demande du Président ou du Conseil d’administration. L’avis de convocation peut être transmis par la poste ou par courrier électronique et doit comporter l’ordre du jour proposé et toute documentation appropriée. Elle pourvoit à la nomination ou au renouvellement des membres du Conseil d’administration. Les décisions de l’Assemblée sont prises à la majorité simple des membres présents.

ARTICLE 14 : Assemblée générale extraordinaire

Le conseil d’administration peut, par résolution, convoquer une Assemblée générale extraordinaire. Le Conseil d’administration est tenu de convoquer une Assemblée générale extraordinaire lorsque le secrétaire reçoit une demande officielle à cet effet, signée par au moins 25 % des membres réguliers à part entière. Le secrétaire est réputé avoir dûment avisé les membres dès lors que l’avis de convocation qu’il leur adresse leur est livré 30 jours avant la date de l’assemblée. L’avis de convocation peut être transmis par la poste ou par courrier électronique et doit comporter l’ordre du jour proposé et toute documentation appropriée. L’ordre du jour est la modification des statuts ou la dissolution. Les délibérations sont prises à la majorité des deux tiers des membres présents.

ARTICLE 15 : Élections

15.1 Présidence d’élection La présidence de l’AGA préside aussi l’élection. Elle doit toutefois se récuser si elle se porte candidate; elle peut être remplacée par toute autre personne choisie par l’Assemblée. 15.2 Le rôle de la présidence d’élection est : a) de faire nommer par résolution : i. un secrétaire d’élection qui agit également à titre de président du scrutin; ii. deux scrutateurs dont l’impartialité est reconnue; b) d’annoncer le nom de la présidence et des vice-présidences du comité exécutif dont le mandat prend fin et déclarer si elles sont rééligibles; c) de recevoir et de proclamer les nominations au fur et à mesure de leur présentation, pour le poste de la présidence d’abord, le cas échéant; de procéder de même pour les postes de vice-présidences et de directeurs; d) d’inscrire au tableau, en ordre alphabétique, le nom des candidats; e) de déclarer les nominations closes; f) si une seule nomination est proposée pour un poste, de déclarer ce candidat élu; g) si plusieurs nominations sont proposées, d’appeler le vote et ensuite de proclamer le candidat élu selon le rapport du dépouillement des votes; h) d’appeler un vote, à main levée, pour ratifier les nominations des vice-présidences au Comité exécutif.

ARTICLE 16 : Conseil d’administration

L’Association est dirigée par un Conseil d’administration composé d’un minimum de 4 membres, élus pour 2 années par l’Assemblée générale. En cas de vacance de poste, le Conseil d’administration pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif à la prochaine Assemblée générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l’époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés. Le Conseil d’administration se réunit au moins 4 fois par an et toutes les fois qu’il est convoqué par le Président ou au moins un quart de ses membres. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix des présents. En cas de partage, la voix du Président est prépondérante. Le vote par procuration n’est pas autorisé au Conseil d’administration. La présence d’au moins la moitié des membres est nécessaire pour que le Conseil d’administration puisse délibérer valablement.

ARTICLE 17 : Comité exécutif

17.1 Élection des membres du conseil d’administration Le Conseil d’administration choisit parmi ses membres, au scrutin secret, un comité exécutif composé de : Un Président; Un Vice-président ; Un Secrétaire ; Un Trésorier; Quatre Directeurs. L’élection des membres du comité exécutif à lieu durant l’Assemblée générale annuelle et les nouveaux membres entrent en fonction dès qu’ils sont élus. 17.2 Durée du mandat et destitution

17.2.1 Durée du mandat La durée du mandat est de un an, sauf indication contraire. Les membres du Comité exécutif ne peuvent normalement occuper le même poste plus de quatre (4) ans de suite. Tous les mandats ont une durée de deux (2) ans et sont comblés en rotation. Années paires : Président, Secrétaire et deux directeurs Années impaires : Vice-président, Trésorier et 2 directeurs

17.2.2 Destitution Les membres du Conseil d’administration peuvent être destitués à tout moment par une résolution adoptée par les deux tiers des membres du Conseil d’administration.

17.2.3 Motifs Tout membre du Conseil d’administration peut être destitué de son poste pour l’une ou l’autre des raisons suivantes: – refus ou incapacité d’accomplir les devoirs et obligations de sa charge; – préjudice grave causé à l’Association.

17.2.4 Décision Toute proposition de destitution doit provenir d’un membre ou d’un groupe de membres de l’Association ou du comité exécutif. Le membre concerné doit être avisé par une lettre recommandée précisant la ou les raisons de la proposition de destitution.

17.3 Rémunération Les membres du comité exécutif ne sont pas rémunérés.

17.4 Signatures Le président, le trésorier et le vice-président (exécutif) sont les signataires autorisés de l’Association, deux de leurs signatures devant être réunies sur un même document.

ARTICLE 18 : Devoir et pouvoir des membres du Comité exécutif

18.1 Le Président – préside et dirige les réunions du Comité exécutif et de l’Assemblée générale de l’Association; – voit à ce que les élus de l’Association s’acquittent de leur mandat dans le respect des lignes directrices émises par l’Assemblée générale; – coordonne les activités générales de l’Association; – représente l’Association dans ses actes officiels désignés par le Conseil d’administration; – signe les chèques conjointement avec le trésorier ou le vice-président; – signe les procès-verbaux des assemblées générales et du Conseil d’administration ainsi que les rapports financiers; – fait partie d’office de tous les comités formés par l’Assemblée générale sauf du comité d’élection; – à la fin de son mandat, transmet à son successeur toutes les propriétés de l’Association qui étaient sous sa garde; – s’occupe des communications externes.

18.2 Le Vice-président Le Vice-président assiste le président dans l’exercice de ses fonctions et le remplace lorsqu’il est absent ou incapable d’agir et exerce tous ses pouvoirs; À la fin de son mandat, transmet à son successeur toutes les propriétés de l’Association qui étaient sous sa garde; – s’occupe des communications internes; – remplit d’autres fonctions à la demande du Conseil d’administration ou du Président.

18.3 Le Secrétaire – rédige et lit les procès-verbaux des assemblées, les inscrit dans un dans un registre et les signe avec le Président; – à la garde des dossiers de l’Association et conserve tous les documents qui y sont relatifs afin de pouvoir les fournir sur demande aux membres du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale; – rédige et expédie la correspondance dont il doit garder une copie dans les archives; – donne lecture de tous les documents qui doivent être communiqués à l’Assemblée; – à la fin de son mandat, transmet à son successeur toutes les propriétés de l’Association qui étaient sous sa garde; – peut être mandaté par le Comité exécutif pour le représenter; – distribue l’ordre du jour des assemblées des membres et des réunions du Conseil d’administration et fait parvenir tous les avis et communications officiels aux membres; – rédige; les comptes-rendus des assemblées et réunions et distribue le compte rendu des réunions du conseil d’administration dans les 30 jours suivant cellesci; – transmet les documents à afficher sur le site web de l’Association; – assure la tenue des dossiers de l’Association; – à la fin du mandat, redonne les tous les documents et le matériel.

18.4 Le Trésorier – tient une comptabilité approuvée par l’Association; – fait tous les déboursés autorisés par le Conseil d’administration; – dépose en banque, aussitôt que possible, les fonds qu’il a en main; – prépare le rapport financier annuel et rapports requis par le Conseil d’administration; – signe les chèques conjointement avec le président ou le vice-président; – à la fin de son mandat, transmet à son successeur toutes les propriétés de l’Association qui étaient sous sa garde; – peut être mandaté par le Comité exécutif pour le représenter; – soumet les prévisions budgétaires annuelles au Conseil d’administration; – soumet des états financiers actualisés au Conseil d’administration et (ou) au président, sur demande; – Sous l’autorité du Conseil d’administration, s’occupe de toutes les transactions financières et de la tenue des registres financiers de l’Association; – s’occupe de la tenue du registre des adhésions; – est le gardien du sceau de l’Association; – présente les rapports financiers aux assemblées.

ARTICLE 19 : Vacances

En cas de vacance de la présidence de l’Association, le vice-président remplit toutes les fonctions du président jusqu’à la fin de son mandat. En cas de vacance aux postes de vice-président, de secrétaire ou de trésorier, le Conseil d’administration désigne un suppléant choisi parmi les membres de l’Association dans les 90 jours. Le président communique aux membres le nom du suppléant ainsi désigné dans les sept jours de sa désignation.

ARTICLE 20: Remboursement de frais

Les frais et débours occasionnés pour l’accomplissement du mandat d’administrateur sont remboursés au vu des pièces justificatives. Le rapport financier présenté à l’Assemblée générale ordinaire doit faire mention des remboursements de frais de mission, de déplacement ou de représentation payés à des membres du Conseil d’administration.

ARTICLE 21: Assurances

21.1 Assurance-responsabilité civile des administrateurs Le Regroupement souscrira à une police d’assurance responsabilité pour protéger les membres du Conseil d’administration en cas de poursuites judiciaires. Les officiers qui agissent conformément à leur mandat et qui sont de bonne foi dans leurs engagements pour l’Association sont à l’abri de tout reproche et n’assument aucune responsabilité personnelle. L’assurance des administrateurs et dirigeants vient couvrir les frais de défense ainsi que les dommages et intérêts que l’assuré est légalement tenu de payer. Plus spécifiquement, elle couvre la responsabilité pour les fautes, les erreurs, les omissions, la négligence et le manquement au devoir commis par un des administrateurs ou dirigeants, dans le cadre de ses fonctions. Cette protection couvre également tout autre acte qui serait invoqué uniquement en raison de sa qualité d’administrateur ou de dirigeant. Les modifications de police d’assurances doivent être approuvées par le Conseil d’administration.

ARTICLE 22 : Dissolution

(Soumis aux règles du Code civil du Québec)

ARTICLE 23 : Liquidation

(Soumis aux règles du Code civil du Québec)

ARTICLE 24 : Règlement interne

Un règlement interne peut être établi par le Conseil d’administration qui le fait alors approuver par l’Assemblée générale. Ce règlement éventuel est destiné à fixer les divers points non prévus par les statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’Association.